Varför det blir fel redan i insamlingen
Kontouppgifter från nyanställda kommer in från alla håll – en handskriven lapp, ett mejl, ett formulär eller muntligt vid introduktionen. Varje steg är ett tillfälle för ett fel:
- En etta som tolkas som en sjua i en handskriven siffra
- Ett clearingnummer som hamnar fel eller faller bort
- Inledande nollor som försvinner när numret skrivs av
Felet syns inte när det matas in. Det dyker upp först när banken avvisar betalningen – och då är lönen redan sen.
Lösningen: samla in numret med validering vid källan
I stället för att skriva av andras siffror låter du medarbetaren själv lämna sitt kontonummer – och numret kontrolleras direkt:
1. Skapa en insamlingslänk
Ge den ett namn och anpassa meddelandet till medarbetarna.
2. Skicka eller bädda in
Dela länken via e-post, intranät eller bädda in den i era egna system.
3. Medarbetaren fyller i – numret valideras direkt
Kontonumret kontrolleras med bankens egen algoritm i samma stund det lämnas in. Bara giltiga nummer kan skickas in – och svaret landar färdigvaliderat i din dashboard.
Vad du vinner
- Inga feltolkade siffror på lappar eller i mejl – numret kommer rätt från början
- Varje inlämning är validerad med bankens egen algoritm
- Alla svar samlas på ett ställe i din dashboard
- Mindre efterarbete och färre avvisade betalningar i lönekörningen
Säkert lagrat – och raderat automatiskt
Du ska kunna känna dig trygg med att kontonummer inte blir liggande i all evighet. Därför:
- Varje kontonummer krypteras med stark kryptering (AES) innan det sparas – aldrig i klartext.
- Varje organisation har sin egen krypteringsnyckel, som i sin tur skyddas av en master-nyckel som aldrig lagras i databasen. Åtkomst till databasen räcker alltså inte för att läsa ett enda nummer.
- Ett automatiskt jobb rensar löpande: kontonummer som inte hanterats raderas efter 7 dagar, och resterande personuppgifter senast 30 dagar efter att de hanterats.
Kombinera med en sista kontroll före banken
Att samla in rätt nummer från början är det första steget. Inför varje lönekörning kan du dessutom validera hela lönefilen så att inget fel slinker igenom. Läs mer om hur Validora fungerar för lönearbete på sidan Validora för lönespecialister.
Vanliga frågor
Hur går insamlingen till för medarbetaren?
Du skapar en insamlingslänk och skickar den till medarbetaren. Hen fyller i sitt eget kontonummer, och numret valideras direkt med bankens egen algoritm. Bara giltiga kontonummer kan skickas in.
Valideras numret direkt vid inlämning?
Ja. Kontonumret kontrolleras i samma stund det lämnas in – med samma algoritm som banken själv använder, inte bara längd och format. Ett nummer som inte håller hos banken kan inte skickas in.
Kan jag bädda in insamlingen i vårt intranät eller HR-system?
Ja. Insamlingslänken kan delas via e-post och intranät eller bäddas in direkt i era egna system.
Vad händer med de insamlade uppgifterna?
Svaren samlas i din dashboard så att du kan använda dem i lönearbetet. Inget kontonummer lagras i klartext – varje nummer krypteras (AES), och varje organisation har sin egen krypteringsnyckel som skyddas av en master-nyckel utanför databasen. Ett automatiskt jobb raderar uppgifterna löpande: kontonummer som inte hanterats efter 7 dagar, och övriga personuppgifter senast 30 dagar efter att de hanterats. Inget blir kvar för all framtid.