Varför det blir fel redan i insamlingen
Kontouppgifter från nyanställda kommer in från alla håll – en handskriven lapp, ett mejl, ett formulär eller muntligt vid introduktionen. Varje steg är ett tillfälle för ett fel:
- En etta som tolkas som en sjua i en handskriven siffra
- Ett clearingnummer som hamnar fel eller faller bort
- Inledande nollor som försvinner när numret skrivs av
Felet syns inte när det matas in. Det dyker upp först när banken avvisar betalningen – och då är lönen redan sen.
Lösningen: samla in numret med validering vid källan
I stället för att skriva av andras siffror låter du medarbetaren själv lämna sitt kontonummer – och numret kontrolleras direkt:
1. Lägg upp medarbetarna
Skriv in namn och e-post – en i taget vid anställning, eller klistra in en hel lista, till exempel alla sommarjobbare.
2. Var och en får en personlig länk
Länken skickas till medarbetarens egen e-post. Bara den du bjudit in kan lämna in, och den som inte hunnit svara får en automatisk påminnelse.
3. Medarbetaren fyller i – numret valideras direkt
Kontonumret kontrolleras med bankens egen algoritm i samma stund det lämnas in. Bara giltiga nummer kan skickas in – och svaret landar färdigvaliderat i din dashboard.
Vad du vinner
- Inga feltolkade siffror på lappar eller i mejl – numret kommer rätt från början
- Varje inlämning är validerad med bankens egen algoritm
- Alla svar samlas på ett ställe i din dashboard
- Mindre efterarbete och färre avvisade betalningar i lönekörningen
Säkert lagrat – och raderat automatiskt
Du ska kunna känna dig trygg med att kontonummer inte blir liggande i all evighet. Därför:
- Kontonummer lagras aldrig i klartext – uppgifterna är krypterade och skyddade i flera led.
- Uppgifterna raderas automatiskt inom en kort, bestämd tid – inget blir liggande i onödan.
Fullständiga detaljer om hur vi hanterar och skyddar personuppgifter finns i vår integritetspolicy och vårt personuppgiftsbiträdesavtal (DPA).
Kombinera med en sista kontroll före banken
Att samla in rätt nummer från början är det första steget – oavsett om det är HR som tar emot uppgiften vid anställning eller löneadministrationen som kör filen. Inför varje lönekörning kan ni dessutom validera hela lönefilen så att inget fel slinker igenom. Läs mer om hur Validora fungerar för HR och löneadministration på sidan Validora för lönespecialister. Se också hur det ser ut för medarbetaren på sidan Aldrig mer felskrivna kontonummer.
Vad kostar ett felaktigt kontonummer hos er?
Ett fel som upptäcks först när banken avvisar engagerar ofta flera personer, från lön och HR till ekonomi. Räkna ut vad det kostar hos er, med era egna siffror →
Vanliga frågor
Hur går insamlingen till för medarbetaren?
Du lägger upp medarbetarens namn och e-post, och medarbetaren får en personlig länk via e-post. Där fylls det egna kontonumret i, och numret valideras direkt med bankens egen algoritm. Bara giltiga kontonummer kan skickas in.
Valideras numret direkt vid inlämning?
Ja. Kontonumret kontrolleras i samma stund det lämnas in – med samma algoritm som banken själv använder, inte bara längd och format. Ett nummer som inte håller hos banken kan inte skickas in.
Kan någon annan lämna in ett kontonummer i medarbetarens namn?
Nej. Länken är personlig och skickas bara till den e-postadress du lagt upp – namn och e-post kan inte ändras av den som fyller i. Länken slutar fungera när kontonumret har lämnats in, och medarbetaren får en bekräftelse med kontonumrets sista siffror så att en felaktig inlämning märks direkt.
Vad händer om en nyanställd anger fel kontonummer vid onboarding?
Medarbetaren ser direkt i formuläret om numret inte går att validera och kan rätta det själv innan det skickas in. Om till exempel en inledande nolla fallit bort och numret blir giltigt med den tillbaka, rättar Validora det automatiskt. Du som administratör får aldrig ett felaktigt nummer i din dashboard att jaga i efterhand.
Vad händer med de insamlade uppgifterna?
Svaren samlas i din dashboard så att du kan använda dem i lönearbetet. Inget kontonummer lagras i klartext – uppgifterna är krypterade och skyddade i flera led, och raderas automatiskt inom en kort, bestämd tid. Fullständiga detaljer finns i vår integritetspolicy och vårt personuppgiftsbiträdesavtal (DPA).